Prieš aštuonerius metus pradėjau savo verslą. Mažą, paprastą – paslaugos, keli klientai, visos apskaitos užteko vienai Excel lentelei. Šiandien turiu dvylika darbuotojų, šimtus sąskaitų per mėnesį ir trečią buhalterinę programą per tuos metus. Kiekvienas keitimas kainavo laiko, pinigų ir nervų. Štai ko išmokau.

Pirma programa: nemokama, bet brangi

Pradžioje pasirinkau nemokamą sistemą. Logika atrodė nepriekaištinga – esu mažas, pinigų mažai, kam mokėti už tai, ką galima gauti dykai?

Pirmus metus viskas veikė. Kelios sąskaitos per savaitę, paprasta apskaita, VMI deklaracijos rankiniu būdu – užteko. Problema prasidėjo, kai verslas pradėjo augti.

Nemokama versija leido turėti tik vieną vartotoją. Kai pasamdžiau buhalterę – ji negalėjo prisijungti. Turėjau dalintis slaptažodžiu, kas yra ir nepatogu, ir nesaugu.

Nemokama versija neturėjo automatinio bankų importo. Kiekvieną mokėjimą reikėjo vesti rankomis. Kai mokėjimų tapo penkiasdešimt per mėnesį – tai virto kelių valandų darbu.

Nemokama versija neturėjo normalaus palaikymo. Kai kažkas neveikė – forumai, Google paieška, bandymas ir klaida. Kartais sugaišdavau pusę dienos problemai, kurią specialistas būtų išsprendęs per penkias minutes.

Po dvejų metų suskaičiavau: „nemokama” programa man kainavo šimtus valandų sugaišto laiko. Jei tą laiką būčiau skyręs klientams – būčiau uždirbęs kelis tūkstančius eurų.

Antra programa: per daug visko

Išsigandęs nemokamos sistemos ribotumų, nušokau į kitą kraštutinumą. Pasirinkau didelę, brangią, „profesionalią” sistemą. Jei jau moku – tai už geriausią.

Tai buvo klaida kitokia, bet ne mažiau skausminga.

Sistema turėjo šimtus funkcijų. Gamybos apskaita, sudėtingas sandėlis, projektų valdymas, CRM, HR modulis – viskas viename. Problema ta, kad man reikėjo gal dešimties procentų to funkcionalumo.

Mokėjau už viską, naudojau beveik nieko. Devyniasdešimt eurų per mėnesį už sistemą, kurioje realiai dirbau su trimis langais.

Bet blogiausia – sudėtingumas. Norint padaryti paprastą dalyką, reikėjo pereiti per penkis meniu. Buhalterė skundėsi, kad senoje paprastoje sistemoje tą patį padarydavo per minutę, čia – per dešimt. Greitis krito, klaidos augo.

Po metų vėl pradėjau ieškoti alternatyvų. Ir vėl – migracijos skausmas, duomenų perkėlimas, naujas mokymasis.

Trečia programa: pagaliau teisingai

Trečią kartą priėjau kitaip. Ne „kas nemokama” ir ne „kas brangiausia”. O „kas tinka man”.

Pradėjau nuo klausimų. Kokią buhalterinę programą rinktis – tai priklauso ne nuo programos, o nuo verslo. Kokios mano realios operacijos? Kiek žmonių dirbs sistemoje? Kokių ataskaitų reikia? Su kuo sistema turi integruotis?

Surašiau sąrašą. Ne pageidavimų – būtinybių. Automatinis bankų importas – būtina. i.SAF generavimas – būtina. Du vartotojai – būtina. Sandėlio apskaita – nebūtina, bet naudinga. Gamybos modulis – nereikalingas.

Su tuo sąrašu peržiūrėjau penkias sistemas. Dvi iškart atkrito – neturėjo būtinų funkcijų. Viena – per brangi tam, ką siūlė. Liko dvi, abi tinkamos.

Išbandžiau abi po dvi savaites. Ne demonstracinę versiją – realų darbą su realiomis sąskaitomis. Viena pasirodė patogesnė kasdieniam darbui, kita – geresnė ataskaitoms. Pasirinkau pirmą, nes kasdienį darbą darau kasdien, o ataskaitas – kartą per mėnesį.

Trečius metus dirbu su ta sistema. Niekas nepakito, nieko nereikėjo keisti. Tiesiog veikia.

Ko linkėčiau kitiems

Jei šiandien pradėčiau iš naujo, štai ką daryčiau.

Neskubėčiau. Programos pasirinkimas – ne skubi užduotis. Geriau savaitę ilgiau paieškoti, nei metus kentėti su netinkama sistema.

Nesitaupyčiau per daug. Nemokamos programos turi savo vietą – labai mažam, labai paprastam verslui. Bet jei planuojate augti – investuokite nuo pradžių. Migracija vėliau kainuos daugiau nei skirtumas tarp nemokamos ir mokamos versijos.

Nepersimokėčiau. Didelė brangi sistema – ne visada geriausia. Jei nereikia gamybos apskaitos – kam už ją mokėti? Paprastesnė sistema, kuri daro tai, ko reikia, dažnai geriau nei sudėtinga, kuri daro viską.

Išbandyčiau prieš pirkdamas. Kiekviena rimta programa turi bandomąjį laikotarpį. Naudokite jį realiam darbui, ne tik pažiūrėti, kaip atrodo.

Paklausinėčiau kitų. Ne pardavėjų – jie visi sako, kad jų sistema geriausia. Kitų verslininkų, kurie naudoja tą sistemą. Forumų, Facebook grupių, pažįstamų buhalterių. Jie pasakys tai, ko reklamoje nėra.

Pagalvočiau apie ateitį. Sistema, kuri tinka šiandien, turi tikti ir po trejų metų. Ar galima pridėti vartotojų? Ar yra moduliai, kurių gali prireikti? Ar kaina išliks priimtina augant?

Techninis patarimas

Kai pasirinksite sistemą – investuokite į mokymą. Daugelis programų turi paslėptų funkcijų, kurios taupo laiką, bet apie kurias nesužinote, jei niekas neparodo.

Valanda mokymų su specialistu gali sutaupyti dešimtis valandų per metus. Automatizacijos, kurias patys nesugalvotumėte, sparčiosios komandos, ataskaitų šablonai – visa tai egzistuoja, bet reikia žinoti, kur ieškoti.

Mano buhalterė po mokymų sakė: „Kodėl niekas anksčiau nepasakė, kad taip galima?” Pusė jos rankinio darbo dingo per vieną popietę.

Dažniausios klaidos, kurias matau pas kitus

Bendrauju su kitais verslininkais, matau tas pačias klaidas kartojantis.

Pirma – apskaita Excel iki paskutinės minutės. Kol VMI neprigriebė, kol buhalterė nepasakė „nebegaliu” – tęsia su lentelėmis. Paskui skubiai ieško programos, neturi laiko palyginti, pasirenka pirmą pasitaikiusią.

Antra – renkasi pagal draugo rekomendaciją. Draugas turi restoraną, aš – statybų įmonę. Jo programa puiki restoranui, bet statyboms – katastrofa. Skirtingi verslai – skirtingi poreikiai.

Trečia – perka ir pamiršta. Nusipirko programą, įvedė duomenis, ir naudoja dešimt procentų galimybių. Nemoka generuoti normalių ataskaitų, nesusikonfigūravo automatizacijų, dirba rankomis ten, kur sistema galėtų padaryti pati.

Ketvirta – bijo keisti. Net kai akivaizdu, kad sistema netinka, bijo migracijos. „Jau pripratome”, „per daug darbo perkelti”, „gal kitąmet”. Kitąmet ta pati situacija, tik dar metai pragaišti.

Esmė

Buhalterinė programa – įrankis. Kaip plaktukas ar automobilis. Geras įrankis padeda dirbti greičiau ir geriau. Blogas – trukdo ir nervina.

Skirtumas tas, kad plaktuką galite pakeisti per minutę. Buhalterinę programą – per savaites, su duomenų perkėlimu, persimokymais ir stresu.

Todėl verta skirti laiko pasirinkti teisingai iš pirmo karto.

Arba bent jau iš trečio, kaip aš.