Pirmasis bendras naujos komandos renginys nulemia, kaip žmonės vieni kitus matys per artimiausius mėnesius. Jei žmonės vos pažįstami, klaidingai parinktas formatas gali sukurti daugiau įtampos nei ryšio: priverstinis fizinis kontaktas, viešas „pasirodymas” prieš kolegas ar per intensyvi konkurencija dažnai atbaido, o ne suartina.

Klausimas, kaip organizuoti komandos formavimo renginį naujai susiformavusiai komandai, skiriasi nuo įprasto „team building” planavimo tuo, kad čia dar nėra nusistovėjusios grupės dinamikos, kurią reikėtų sustiprinti. Yra tik žmonės, kurie neseniai pradėjo dirbti kartu ir kuriems reikia saugios erdvės pažinti vieniems kitus.

Sėkmingas naujos komandos renginys pradedamas ne nuo veiklos pasirinkimo, o nuo aiškaus supratimo, kokį psichologinį ir organizacinį poreikį komanda turi šiuo metu. Toliau aprašyta, kaip tą poreikį atpažinti, kokį formatą jam pritaikyti ir kaip renginio rezultatus perkelti į kasdienį darbą.

Nuo kokio tikslo pradėti naujos komandos renginį?

Renginio planavimą verta pradėti nuo vieno klausimo: kokią konkrečią problemą ar poreikį šis susitikimas turėtų išspręsti. Naujai susiformavusiai komandai dažniausiai aktualu ne pramoga, o galimybė saugiai susipažinti, sumažinti nežinomybę ir pradėti kurti bendrą darbo kalbą.

Kokius komandos poreikius verta išsiaiškinti prieš planavimą

Prieš renkantis formatą, naudinga pasikalbėti su komandos nariais arba bent su tiesioginiu vadovu apie tai, kaip žmonės jaučiasi dabartiniame etape. Ar dauguma pažįsta bent kelis kolegas, ar visi vieni kitiems svetimi? Ar komandoje yra nuotolinių darbuotojų, kurie iki renginio bendravo tik per ekraną?

Svarbu įvertinti ir praktinius dalykus: amžiaus skirtumus, kalbines ar kultūrines aplinkybes, fizinius apribojimus. Sėkmingas renginys atsižvelgia į daugelio dalyvių lūkesčius, ne tik į organizatoriaus viziją.

Kaip nustatyti vieną pamatuojamą renginio rezultatą

Vietoje bendro „sustiprinsime komandos dvasią” tikslo, verta suformuluoti konkretų, patikrinamą rezultatą. Pavyzdžiui: kiekvienas dalyvis renginio pabaigoje žino bent tris naujus dalykus apie tris skirtingus kolegas, arba komanda susitaria dėl bendrų darbo taisyklių.

Toks tikslas leidžia vėliau įvertinti, ar renginys pasiteisino, ir padeda išvengti situacijos, kai veikla buvo smagi, bet nepaliko jokio ilgalaikio poveikio darbo santykiams.

Koks renginio formatas labiausiai tinka pirmą kartą susibūrusiai komandai?

Naujai komandai geriausiai tinka formatai, kurie leidžia dalyvauti savo tempu, be spaudimo atsiverti ar konkuruoti prieš vos pažįstamus kolegas. Rizikingiausi pasirinkimai yra tie, kurie reikalauja greito fizinio kontakto, viešo emocinio atvirumo ar aiškių „laimėtojų” ir „pralaimėtojų” nuo pirmos minutės.

Mažos rizikos pažintinės veiklos pasitikėjimui kurti

Pažintinės veiklos, kuriose dalyvis pats sprendžia, kiek informacijos apie save atskleisti, sumažina socialinę įtampą. Tinka trumpi pokalbių ratai poromis, kuriuose keičiamasi partneriais kas kelias minutes, arba lengvos viktorinos apie komandos narius be neigiamų pasekmių už neteisingą atsakymą.

Toks formatas leidžia žmonėms pažinti vieni kitus be jausmo, kad reikia „pasirodyti” prieš visą grupę iš karto.

Kūrybinės ir problemų sprendimo užduotys bendradarbiavimui

Bendros kūrybinės ar loginės užduotys duoda komandai natūralų pretekstą bendrauti, nes dėmesys nukreiptas į užduotį, ne į save. Pproblemų sprendimo veiklos padeda atskleisti, kaip žmonės natūraliai skirsto vaidmenis grupėje.

Naujai komandai tinka trumpesnės, ne daugiau nei 30-40 minučių trunkančios užduotys su aiškiu, bet nesudėtingu tikslu.

Lauko, kulinariniai ir sezoniniai formatai skirtingam įsitraukimui

Lauko veiklos, kulinarinės dirbtuvės ar sezoniniai formatai (vasaros, rudens temos) suteikia neutralią aplinką, kuri nesusijusi su darbo hierarchija. Pastebima, kad vasaros komandos formavimo sprendimai dažnai apima tiek fizines, tiek kūrybines veiklas, todėl skirtingų temperamentų dalyviai gali rinktis, kiek aktyviai įsitraukti.

Tokie formatai naudingi, kai komandoje yra ir aktyvesnių, ir santūresnių žmonių, kuriems reikia skirtingo intensyvumo veiklų.

Kaip suplanuoti įtraukiantį scenarijų visiems dalyviams?

Įtraukiantis scenarijus prasideda nuo tikslaus dalyvių skaičiaus ir biudžeto įvertinimo, o baigiasi aiškiu laiko planu su rezervu netikėtumams. Kiekvienas šio proceso žingsnis turi tiesioginį poveikį tam, ar dalyviai jausis įtraukti, ar liks stebėtojais.

Dalyvių skaičius, biudžetas ir tinkamos vietos pasirinkimas

Dalyvių skaičius nulemia, kokie formatai apskritai įmanomi. Pirmiausia reikia įvertinti, kiek žmonių dalyvaus ir ar pasirinkta vieta bei formatas tokį skaičių atlaikys.

Mažoms komandoms (iki 15 žmonių) tinka intymesnės erdvės, kuriose visi girdi vieni kitus. Didesnėms grupėms reikalingas formatas su keliomis paralelinėmis stotelėmis ar mažesnėmis pogrupių užduotimis, kad niekas neliktų nuošalyje.

Kaip suderinti veiklas su skirtingais fiziniais gebėjimais ir pomėgiais

Scenarijuje verta numatyti alternatyvas toms veikloms, kurios reikalauja fizinio krūvio. Ne visi komandos nariai norės ar galės dalyvauti aktyviose lauko užduotyse, todėl naudinga turėti paralelią, mažiau fiziškai reiklią veiklą tai pačiai grupei tuo pačiu metu.

Toks sprendimas parodo, kad organizatorius atsižvelgia į realius dalyvių poreikius, ne tik į bendrą programos vaizdą.

Kodėl reikalingas vedėjas, aiškios taisyklės ir laiko rezervas

Vedėjas, kuris nėra tiesioginis komandos vadovas, leidžia dalyviams jaustis laisviau, nes veiklos eiga nepriklauso nuo hierarchijos. Aiškiai paskelbtos taisyklės kiekvienai užduočiai sumažina nežinomybę, kuri naujoje grupėje ir taip yra didelė.

Laiko rezervas tarp veiklų (bent 10-15 minučių) leidžia žmonėms pailsėti ir savarankiškai pabendrauti, o ne skubėti nuo vienos suplanuotos akimirkos prie kitos.

Kaip Chameleonas.lt padeda įgyvendinti renginį nuo idėjos iki dienos eigos?

Chameleonas.lt veikia kaip koordinatorius, kuris sujungia renginio koncepciją, vietą, logistiką ir vedimą į vieną nuoseklų procesą. Įmonė organizuoja renginius nuo mažų, 10 žmonių komandinių susibūrimų iki masinių, 500 ir daugiau dalyvių renginių, todėl formatas pritaikomas tiek nedidelei, ką tik susiformavusiai komandai, tiek didesniam padaliniui.

Individualiai komandai pritaikyta renginio koncepcija

Renginio koncepcija kuriama pagal konkrečios komandos situaciją, ne pagal universalų šabloną. Kiekvienas renginys formuojamas atsižvelgiant į įmonės tikslus, komandos dinamiką ir norimą rezultatą.

Naujai komandai tai reiškia, kad scenarijus rengiamas atsižvelgiant į tai, jog dalyviai dar nepažįsta vieni kitų, o ne pritaikant jau susiformavusiai grupei skirtą programą.

Vietos, maitinimo, įrangos ir užimtumo koordinavimas

Praktinė renginio dalis apima vietos parinkimą, maitinimo organizavimą, reikalingos įrangos užsakymą ir veiklų sekos suderinimą per visą dieną. Šie elementai dažnai lemia, ar renginys vyksta sklandžiai, ar dalyviai turi laukti, kol organizatoriai spręs technines problemas.

Kada verta rinktis profesionalius renginių organizatorius

Profesionalūs organizatoriai naudingi tada, kai vidiniai ištekliai (laikas, patirtis organizuojant grupių dinamiką, ryšiai su vietomis ir tiekėjais) yra riboti. Personalo specialistas ar komandos vadovas dažnai neturi laiko derėtis su keliomis vietomis ar spręsti logistikos klausimus, tuo metu rengdamas darbo turinį pačiam renginiui.

Tokiu atveju išorės organizatorius leidžia vidiniam komandos atstovui susikoncentruoti į turinį ir dalyvių patirtį, o ne į techninę organizaciją.

Kaip renginio naudą perkelti į kasdienį komandos darbą?

Renginio poveikis darbe priklauso nuo to, kas vyksta iškart po jo, ne nuo pačios veiklos metu patirtų emocijų. Be aiškios refleksijos ir konkrečių susitarimų, net gerai suplanuotas renginys lieka izoliuotu įvykiu be tęstinio poveikio.

Refleksija po veiklų ir konkretūs susitarimai

Trumpas pokalbis renginio pabaigoje, kuriame dalyviai pasidalija, ką pastebėjo apie save ir kolegas, padeda įtvirtinti patirtį. Naudinga užduoti konkretų klausimą: ką vienas dalykas, kurį šiandien sužinojai apie komandą, keisi savo kasdieniame bendravime?

Verta užrašyti bent vieną ar du konkrečius susitarimus, kuriuos komanda priima renginio pabaigoje, pavyzdžiui, dėl bendravimo būdo per nuotolinį darbą ar reguliarių neformalių susitikimų dažnio. Be užrašyto susitarimo geri ketinimai dažnai išsisklaido per pirmąją darbo savaitę.

Kaip įvertinti dalyvių įsitraukimą bei pasiektą tikslą

Įsitraukimą galima įvertinti stebint tiesiogines reakcijas renginio metu: ar visi dalyvavo veiklose, ar kai kurie liko nuošalyje, kaip aktyviai žmonės bendravo pertraukų metu. Po renginio naudingas trumpas, anoniminis grįžtamojo ryšio klausimynas su 3-4 klausimais.

Rezultatas lyginamas su pradžioje užsibrėžtu pamatuojamu tikslu: jei tikslas buvo, kad kiekvienas sužinotų tris dalykus apie tris kolegas, tą galima patikrinti tiesiogiai paklausus po savaitės ar dviejų.

Gerai suplanuotas startas kuria tvirtesnę komandą

Naujos komandos renginio sėkmė priklauso nuo aiškaus tikslo, dalyviams pritaikyto formato ir veiksmų po renginio, ne nuo pramogos masto. Komandos formavimo renginiai turėtų prasidėti nuo poreikių įvertinimo, kuris leidžia išvengti formato, sukuriančio spaudimą vietoje ryšio.

Scenarijus, kuriame numatytos alternatyvos skirtingiems poreikiams, vedėjas iš šalies ir pakankamas laiko rezervas, padeda kiekvienam dalyviui jaustis įtrauktam. Refleksija ir konkretūs susitarimai po renginio nulemia, ar patirtis pasilieka tik vienai dienai, ar tampa komandos darbo kultūros dalimi.